Ondernemers zien groei bijna per definitie als iets positiefs, terwijl die vaak met verborgen risico’s komt. Orders stromen binnen, de omzet stijgt, maar plots heb je geen geld meer om je leveranciers te betalen. Of je personeel raakt de kluts kwijt omdat niemand meer weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Parttime CFO Wim Van der Smissen ziet het regelmatig gebeuren. Hij vertelt hoe je groeipijnen voorkomt en grip houdt op verandering.
Meer omzet, minder geld
Meer omzet betekent meer cash, zou je denken. Niet altijd. “Als je onderneming groeit, heb je meer werkkapitaal nodig. Een verdubbeling in omzet gaat gepaard met twee keer zoveel voorraad en verkopen. Je hebt ook dubbel zoveel facturen die mogelijk te lang blijven openstaan. Terwijl je jouw toegenomen facturen aan leveranciers binnen een bepaalde tijd moet betalen.”
De wiskunde is onverbiddelijk: als er bij een stijgende omzet meer uitgaat dan er binnenkomt, groeit het ‘gat’ dat je moet financieren.
Rekeningen: geen zorgen voor morgen
Dan heb je nog de overheid, die niet geduldig afwacht. Belastingen, btw, RSZ … allemaal cash-elementen die je vooraf moet incalculeren. “Er komt 100.000 euro binnen, waarvan een deel uiteindelijk naar de btw gaat. Zet dat bedrag opzij, want een paar maanden later moet je het ophoesten. Btw en RSZ zijn bevoorrechte schuldeisers. Zulke betalingen kun je niet zomaar uitstellen.”
Juist wanneer je denkt dat het goed gaat, komt de fiscus aankloppen. En ‘ik heb het geld al uitgegeven aan groei’ is geen geldig excuus.
“Als CFO’s zijn we getraind om aandacht te hebben voor alles wat met financiën te maken heeft. Met relatief eenvoudige modellen kunnen we zaken als budget en forecast simuleren. Risicobeheersing hebben we helemaal onder de knie. Dat voorkomt geldstress en geeft een ondernemer gemoedsrust.”
Van alleskunner naar manager
Groei betekent dikwijls mensen aannemen. Wat minder voor de hand ligt: dat je eigen rol als ondernemer compleet verandert. “Als dat geleidelijk gaat, hou je het nog wel even vol. Maar op een gegeven moment kun je onmogelijk nog van alles op de hoogte zijn.”
De controlefreak in jou protesteert. Gedaan met zelf facturen maken en betalingen doen, bestellingen plaatsen en orders opvolgen. “Je hebt processen of werkwijzen nodig om alles in goede banen te leiden en tegelijk het overzicht te bewaren.”
Niet beslissen op gevoel
Ondernemers nemen weleens cruciale beslissingen op buikgevoel. “Hoe beslis je bijvoorbeeld dat het tijd is om een nieuwe machine te kopen? Dan zegt zo’n ondernemer: ‘Het was nodig.’ Oké, maar waarom? ‘Ik weet dat.’ En hoe weet je dat dan? ‘De magazijnier heeft gezegd dat de oude versleten is.’ En hoe weet die dat? ‘Hij rijdt er elke dag mee.’”
Dat is de hele onderbouwing voor een investering van duizenden euro’s ….
Soms betekent professionaliseren ook nee zeggen tegen aantrekkelijke kansen. Wim herinnert zich een klant die nogal onbezonnen een aantal acquisities wou doen. “Waarom? Hij was een beetje uitgekeken op de business. Hij wou iets nieuws doen. Na een lang gesprek kwamen we tot de conclusie dat het bedrijf nog veel interne mogelijkheden had om te verkennen. Het was interessanter en veiliger om eerst die opportuniteiten aan te boren, voor een volgende stap te zetten.”
Het bedrijf in kwestie werd anders gestructureerd en georganiseerd om het van binnenuit te laten groeien. “Let wel, we zijn er niet om ambities te beknotten. We zijn er om de haalbaarheid na te gaan en de plannen op een verantwoorde manier te begeleiden.”
Duur ‘speelgoed’ dat links blijft liggen
Elke groeiende ondernemer krijgt op een bepaald moment het advies om te automatiseren en te digitaliseren. Om een CRM- of ERP-systeem aan te schaffen. Het eindigt vaak met een duur systeem dat niemand gebruikt.
“Automatiseren is een goede zaak met het oog op efficiëntie en uniformiteit. Je moet wel de juiste combinatie maken tussen de processen die in het bedrijf aanwezig zijn en de processen die ondersteund worden door het nieuwe IT-systeem.”
Het gevaar van automatisering? Ofwel worden zoveel processen aangepast dat mensen niet meer mee kunnen. Ofwel is het systeem zodanig aangepast aan het bedrijf, dat het bij een volgende release niet kan worden geüpdatet. “Dan heb je een dure tool geïmplementeerd, terwijl iedereen nog met zijn eigen Excel-bestanden blijft werken.”
Hoe pak je ’t goed aan? “Je vertrekt best vanuit de filosofie dat zo’n implementatie een veranderingsproces is. Verandering moet je altijd managen, het IT-stukje is daar simpelweg een onderdeel van.”
Internationale ambities
België veroverd? Dan maar naar het buitenland. Klinkt logisch. “Men denkt soms iets te snel dat men het succes in België kan kopiëren naar het buitenland. Wat men over het hoofd ziet: andere taal, cultuur en wetgeving, nieuwe partners, leveranciers en distributiemodellen …”
Een van Wims klanten werd benaderd door een Franse partner om hun producten in Frankrijk op de markt te brengen. “Toen ik vroeg hoe ze hun distributie zouden organiseren, had hij geen flauw idee. ‘Dat zien we dan wel’. Opnieuw: stel de juiste vragen voor je eraan begint. Anders sta je later misschien voor een voldongen feit.”
De kunst van vragen stellen
Wat alle valkuilen gemeen hebben: ze zijn te vermijden als je de juiste vragen stelt. “We hebben zeker niet alle antwoorden, maar weten wel precies welke vragen we moeten stellen. Onze taak is om samen met de ondernemer alles onder de loep te nemen en te anticiperen op risico’s – financieel, operationeel, strategisch. Maar dan wel zonder de dynamiek van de groei te belemmeren.”
Groei brengt kansen en risico’s. Met de juiste begeleiding maak je je ambities waar en hou je controle over je zaak.
Sta je voor een groeispurt? Een parttime CFO helpt je om de hobbels te vermijden waar andere ondernemers over struikelen.