James Oliver Serres & Ramen werkte al bijna 40 jaar met minimale budgettering, rapportage of inzicht in hun financiën. Met een steeds uitdagender wordende economie waren ze zich bewust dat verandering nodig was.
Als klein bedrijf had James Oliver Conservatories & Windows gedaan wat veel bedrijven doen: ze richtten zich op het leveren van een uitstekende service aan hun klanten.
Ze waren succesvol, maar in de loop der jaren was hun boekhoudfunctie geïsoleerd geraakt van de rest van het bedrijf. Daardoor ontbrak het hen aan managementinformatie waarmee ze beslissingen konden nemen en aan het inzicht dat ze nodig hadden om de cashflow en het budget dienovereenkomstig te begrijpen.
Voor het managementteam was het duidelijk dat ze niet optimaal konden profiteren van groeikansen en geen zekerheid hadden over de financiën op de langere termijn, door het ontbreken van goede managementinformatie.
Zodra Adrian Dorr van Het CFO Centre met hen begon samen te werken, zag hij een aantal directe acties die ondernomen moesten worden om ervoor te zorgen dat het bedrijf duidelijkheid zou krijgen met de juiste systemen en rapportagestructuur.
Vanuit dit uitgangspunt zou verdere analyse van alle bedrijfsuitgaven mogelijk zijn om te bepalen of er besparingen en efficiëntieverbeteringen mogelijk waren. Er konden enkele snelle winsten worden behaald, zoals besparingen op kaartbetalingskosten, verzekeringen en energiekosten.
Dankzij de nieuwe prognose-, budgetterings- en managementrapportages beschikte het bedrijf over een broodnodige, modernere aanpak van zijn financiële processen. Hierdoor had het bedrijf inzicht in de omzet en winst en kon het de juiste beslissingen nemen om de prestaties te maximaliseren.
Door het gebrek aan managementinformatie had het bedrijf geen zicht op de maandelijkse omzet, de kostenbasis of de winst totdat ze aan het einde van het jaar hun jaarrekening ontvingen.
De eerste stap voor Adrian was daarom het opzetten van een officieel maandelijks boekhoud- en rapportageproces en het aanstellen van een management accountant om hiervoor de verantwoordelijkheid te nemen.
Nu het proces soepel verloopt, kent het managementteam binnen een paar dagen na het einde van elke maand de omzet- en winstcijfers.
Dankzij de toegang tot managementinformatie konden de uitgaven worden geanalyseerd. Een van de eerste wijzigingen betrof het energiecontract van het bedrijf en de manier waarop kaartbetalingen werden verwerkt. Alleen al deze twee wijzigingen bespaarden maandelijks aanzienlijke kosten.
Andere processen met betrekking tot de financiële afdeling, zoals de salarisadministratie, waren ook verouderd en namen daardoor meer tijd in beslag dan nodig was.
Dankzij de verbeteringen op dit gebied is er sindsdien veel tijd en geld bespaard, waardoor het managementteam zich kan richten op de levering aan de klant.
Managing Director Tom Oliver zegt dat het runnen van het bedrijf nu aangenamer en bevredigender is omdat ze kunnen werken met feiten en cijfers in plaats van met onzekerheden en veronderstellingen.
Het bedrijf als geheel draait efficiënter met samengevoegde interne afdelingen en duidelijke processen die verwachtingen stellen aan het team.
Dit heeft, begrijpelijkerwijs, een positief effect gehad op het moreel: alle teamleden zijn sterker gemotiveerd door de kennis en zichtbaarheid van de positieve prestaties van het bedrijf.
Nu Adrian de nieuwe processen heeft geïmplementeerd, richt hij zich op meer gedetailleerde managementinformatie, zoals het helpen van het bedrijf om inzicht te krijgen in de winst die ze per project maken. Hij blijft het team ook begeleiden en bijscholen.
De waarde die Adrian aan het bedrijf toevoegt, is tastbaar en blijft evolueren met het flexibele karakter van het fractionele CFO-model.
We hebben de impact van Adrians werk in het hele bedrijf gemerkt, van prognoses tot het moreel van het personeel en meer. Hij heeft zelfs een aanzienlijke omzet voor ons gegenereerd!”
Tom Oliver – CEO, James Oliver Conservatories
Volgende getuigenis
