James Oliver Serres & Ramen werkte al bijna 40 jaar met minimale budgettering, rapportage of inzicht in hun financiën. Met een steeds uitdagender wordende economie waren ze zich bewust dat verandering nodig was.
Als klein bedrijf had James Oliver Conservatories & Windows gedaan wat veel bedrijven doen: ze richtten zich op het leveren van een uitstekende service aan hun klanten.
Ze waren succesvol, maar in de loop der jaren was hun financiële administratie geïsoleerd geraakt van de rest van het bedrijf. Daardoor ontbrak het hen aan managementinformatie waarmee ze beslissingen konden nemen en aan het inzicht dat ze nodig hadden om de cashflow en het budget dienovereenkomstig te begrijpen.
Voor het managementteam was het duidelijk dat ze niet optimaal konden profiteren van groeikansen en geen zekerheid hadden over de financiën op de langere termijn, door het ontbreken van goede managementinformatie.
Zodra Adrian Dorr van Het CFO Centre met hen begon samen te werken, zag hij direct wat er moest gebeuren om ervoor te zorgen dat het bedrijf helderheid kon krijgen met de juiste systemen en rapportagestructuur.
Met dit uitgangspunt zou het mogelijk zijn om alle bedrijfsuitgaven verder te analyseren om na te gaan of er besparingen en efficiëntieverbeteringen mogelijk waren – en er waren enkele ‘quick wins’ zoals besparingen op kosten voor kaartbetalingen, verzekeringen en energiekosten.
Dankzij de nieuwe prognose-, budgetterings- en managementrapportages beschikte het bedrijf over een broodnodige, modernere aanpak van zijn financiële processen. Hierdoor had het bedrijf inzicht in de omzet en winst en kon het de juiste beslissingen nemen om de prestaties te maximaliseren.
Door het gebrek aan managementinformatie had het bedrijf geen zicht op de maandelijkse omzet, hun kostenbasis of winst tot het moment dat ze aan het einde van het jaar hun jaarrekening ontvingen.
Daarom was de eerste stap voor Adrian het opzetten van een officieel maandelijks boekhoud- en rapportageproces en het aanwerven van een managementaccountant die daarvoor verantwoordelijk zou zijn.
Nu dat proces soepel verloopt, weet het managementteam binnen enkele dagen na het einde van elke maand wat hun omzet en winstcijfers zijn.
Door de toegang tot managementinformatie de uitgaven worden geanalyseerd. Een van de eerste veranderingen betrof het energiecontract van het bedrijf en het proces voor het accepteren van kaartbetalingen. Alleen al deze twee veranderingen leverden elke maand een aanzienlijke kostenbesparing op.
Andere processen die verband hielden met de financiële afdeling, zoals de salarisadministratie, waren ook verouderd en namen daardoor onnodig veel tijd in beslag.
Verbeteringen hierin hebben sindsdien aanzienlijk veel tijd en geld bespaard, waardoor het managementteam zich op de dienstverlening aan klanten kan concentreren.
Managing Director Tom Oliver zegt dat het runnen van het bedrijf nu aangenamer en bevredigender is omdat ze kunnen werken met feiten en cijfers in plaats van met onzekerheden en veronderstellingen.
Het bedrijf als geheel draait efficiënter met samengevoegde interne afdelingen en duidelijke processen die verwachtingen stellen aan het team.
Dit heeft, begrijpelijkerwijs, een positief effect gehad op het moreel: alle teamleden zijn sterker gemotiveerd door de kennis en zichtbaarheid van de positieve prestaties van het bedrijf.
Nadat de nieuwe processen zijn ingebed, richt Adrian zich nu op meer gedetailleerde managementinformatie, zoals het inzichtelijk maken van de winst die met elke afzonderlijke opdracht wordt behaald. Hij blijft ook het team begeleiden en bijscholen.
De waarde die Adrian aan het bedrijf toevoegt, is tastbaar en blijft evolueren met het flexibele karakter van het fractionele CFO-model.
We hebben de impact van Adrians werk in het hele bedrijf gemerkt, van prognoses tot het moreel van het personeel en meer. Hij heeft zelfs een aanzienlijke omzet voor ons gegenereerd!”
Tom Oliver – CEO, James Oliver Conservatories
Volgende succesverhaal
