James Oliver Conservatories & Windows fonctionnait depuis près de 40 ans avec un budget, des rapports et une visibilité financiers minimaux. Cependant, dans un contexte économique de plus en plus difficile, l’entreprise savait que cela devait changer.
En tant que petite entreprise, James Oliver Conservatories and Windows avait fait ce que font beaucoup d’entreprises : se concentrer sur la prestation d’un excellent service à ses clients.
Elle a ainsi connu le succès, mais au fil des ans, sa fonction comptable s’est isolée du reste de l’entreprise et, par conséquent, elle manquait d’informations de gestion pour prendre des décisions et de la visibilité nécessaire pour comprendre les flux de trésorerie et établir un budget en conséquence.
Il était clair pour l’équipe de direction qu’elle ne pouvait pas tirer le meilleur parti des opportunités de croissance ni même garantir la sécurité financière à long terme, car elle ne disposait tout simplement pas des informations de gestion nécessaires.
Dès qu’Adrian Dorr, de The CFO Centre, a commencé à travailler avec eux, il a pu identifier certaines mesures immédiates à prendre pour garantir que l’entreprise puisse gagner en clarté grâce à des systèmes et une structure de rapport adaptés.
À partir de là, il était possible d’analyser plus en détail toutes les dépenses de l’entreprise afin de déterminer si des économies et des gains d’efficacité pouvaient être réalisés. Certaines mesures ont permis d’obtenir des résultats rapides, comme des économies sur les frais de paiement par carte, les assurances et les coûts énergétiques.
Grâce à la mise en place de nouveaux rapports de prévision, de budgétisation et de gestion, l’entreprise a adopté une approche plus moderne et indispensable de ses processus financiers, ce qui lui a permis d’avoir la visibilité nécessaire sur ses revenus et ses bénéfices pour s’assurer de conserver un flux de trésorerie positif et de prendre les bonnes décisions afin de maximiser ses performances.
En raison du manque d’informations de gestion, l’entreprise n’avait aucune visibilité sur son chiffre d’affaires mensuel, sa base de coûts ou ses bénéfices avant de recevoir ses comptes annuels à la fin de l’exercice.
La première étape pour Adrian a donc consisté à mettre en place un processus officiel de comptabilité et de rapport mensuel et à recruter un comptable de gestion pour en assumer la responsabilité.
Maintenant que ce processus fonctionne bien, l’équipe de direction connaît son chiffre d’affaires et ses bénéfices quelques jours après la fin de chaque mois.
Grâce à l’accès aux informations de gestion, il a été possible de commencer à analyser les dépenses et l’un des premiers changements a concerné le contrat d’énergie de l’entreprise et le processus de paiement par carte. À eux seuls, ces deux changements ont permis de réaliser des économies considérables chaque mois.
D’autres processus liés au service financier, tels que la paie, étaient également obsolètes et prenaient donc plus de temps que nécessaire.
Les améliorations apportées à ces processus ont depuis permis de gagner un temps et de l’argent considérables, libérant ainsi l’équipe de direction qui peut désormais se concentrer sur la satisfaction des clients.
Le directeur général, Tom Oliver, affirme que la gestion de l’entreprise est désormais plus agréable et plus gratifiante, car ils peuvent s’appuyer sur des faits et des chiffres plutôt que sur des inconnues et des hypothèses.
L’entreprise dans son ensemble fonctionne plus efficacement grâce à la coordination des services internes et à des processus clairs qui définissent les attentes de l’équipe.
Cela a naturellement eu un impact positif sur le moral de l’équipe, dont tous les membres sont désormais plus motivés par la connaissance et la visibilité des performances positives de l’entreprise.
Après avoir mis en place les nouveaux processus, Adrian se concentre désormais sur des informations de gestion plus détaillées, par exemple en aidant l’entreprise à comprendre les bénéfices qu’elle réalise sur chaque projet individuel. Il continue également à encadrer et à former l’équipe.
La valeur apportée à l’entreprise par Adrian est tangible et continue d’évoluer grâce à la flexibilité du modèle de CFO à temps partiel.
Nous avons remarqué l’impact du travail d’Adrian dans toute l’entreprise, des prévisions au moral du personnel et bien plus encore. Il nous a même permis de générer un chiffre d’affaires important! ”
Tom Oliver – PDG, James Oliver Conservatories
Prochaine histoire de réussite
