1. Qu’est-ce que Speak Up?
Speak Up est le nom du programme de dénonciation du CFO Centre.
2. Objectif de cette politique de prise de parole
Les principes directeurs de cette politique sont (a) de vous encourager à signaler toute conduite suspectée ou potentielle illégale, contraire à l’éthique ou autrement inappropriée qui pourrait être préjudiciable au CFO Centre et à ses parties prenantes, et (b) de vous rassurer sur le fait que vous pouvez soulever de véritables préoccupations sans crainte de représailles.
La présente Politique ne fait pas partie intégrante d’un contrat de travail ou d’un accord de prestation de services et ne le modifie pas. Nous nous réservons le droit de la modifier à tout moment. Afin d’éviter toute ambiguïté, la présente Politique n’a pas pour objet de modifier le statut d’indépendant d’un Mandataire, d’un Partenaire régional ou d’un Responsable de pays.
3. Qui peut s’exprimer
Cette politique couvre tout le personnel et les partenaires commerciaux du CFO Centre, y compris : les employés ; les dirigeants ; les consultants ; les sous-traitants ; les travailleurs occasionnels ; les travailleurs intérimaires ; les stagiaires ; les bénévoles ; les étudiants ; les fournisseurs ; les visiteurs de tout site du CFO Centre et les tiers qui fournissent des services pour et au nom du CFO Centre (y compris les directeurs, les partenaires régionaux et les dirigeants de pays).
4. Quand devriez-vous parler
Vous devez vous exprimer lorsque vous voyez, entendez ou prenez connaissance d’un comportement ou d’une pratique commerciale, liés aux activités du CFO Centre, qui est illégal, contraire à l’éthique, dangereux ou qui constitue une faute professionnelle.
Voici quelques exemples de situations où il est important de s’exprimer
- Danger pour la santé et la sécurité
- Violation du règlement intérieur
- Fraude
- Violation des données et de la vie privée
- Erreurs judiciaires
- Blanchiment d’argent
- Facilitation de la fraude fiscale
- Corruption
- Intimidation et/ou harcèlement
- Atteinte à l’environnement
Notez qu’il existe une différence entre la dénonciation (Speak Up) et le dépôt d’une plainte
- La dénonciation est une activité où une personne a une préoccupation concernant un danger ou une illégalité qui présente un aspect d’intérêt public, par exemple parce qu’elle menace des clients, des tiers ou le public en général; mais
- un grief est une plainte qui concerne généralement le poste d’un individu ou sa situation personnelle au travail.
La présente politique ne définit pas la procédure applicable aux réclamations générales. Si vous souhaitez déposer une réclamation concernant votre situation personnelle, veuillez utiliser la procédure de réclamation du Centre CFO.
5. Quand ne pas utiliser cette procédure Speak Up
Les directeurs financiers et financiers fournissant des services aux clients du CFO Centre peuvent être confrontés à des pratiques commerciales illégales ou contraires à l’éthique chez un client. Il peut s’agir de soupçons de corruption, de blanchiment d’argent ou de fraude fiscale. Dans ce cas, vous devez contacter le directeur financier du groupe, Nevil Durrant ([email protected]), car dans certaines juridictions (dont le Royaume-Uni), la législation locale nous oblige à signaler tout soupçon de fraude fiscale ou de blanchiment d’argent.
6. Comment pouvez-vous vous exprimer
Canaux de signalement internes
Les membres du personnel du CFO Centre Group concernés par toute forme de malversation couverte par la présente politique doivent signaler tout problème à leur responsable fonctionnel. Les directeurs, les partenaires régionaux et les responsables pays doivent signaler tout problème au PDG du Royaume-Uni (pour les questions concernant le Royaume-Uni) ou au PDG du Groupe (pour les questions concernant le reste du monde).
Vous pouvez également adresser vos problèmes par courriel à l’adresse : [email protected]. Cette adresse est gérée par le directeur financier du groupe, Nevil Durrant ([email protected]), et par le directeur juridique et de la conformité du groupe, Toby Parkes ([email protected]).
Si le directeur financier du groupe ou le responsable juridique et de la conformité du groupe est impliqué ou autrement impliqué dans l’objet du rapport Speak Up, vous devez envoyer votre rapport Speak Up au PDG du Royaume-Uni, Jamie Mills ([email protected]) (pour les questions concernant le Royaume-Uni) ou au PDG du groupe, Sara Daw ([email protected]) (pour les questions concernant le reste du monde).
Canaux de signalement externes
Si, en raison de circonstances exceptionnelles, vous estimez ne pas pouvoir faire part de vos préoccupations en interne et que vous estimez raisonnablement que les informations et les allégations sont substantiellement vraies, la loi peut vous autoriser à saisir une autre personne habilitée, telle qu’une autorité de régulation, un organisme chargé de l’application de la loi ou un autre organisme externe, conformément à la loi ou à la réglementation applicable dans votre juridiction. Au Royaume-Uni, par exemple, l’autorité de régulation compétente est l’ICEAW, dont les coordonnées figurent au paragraphe 10 de la présente Politique.
Toutes les préoccupations signalées via l’un des canaux « Speak Up » sont protégées par la présente Politique. Cependant, si vous signalez des faits en externe, seuls certains signalements bénéficieront de la protection prévue par la législation ou la réglementation locale. Si votre signalement est considéré comme une question d’intérêt public, vous bénéficierez des protections prévues par la législation locale relative à la divulgation d’informations d’intérêt public. Ces protections comprennent la confidentialité et l’immunité contre toute responsabilité pénale et civile, ainsi que contre toute sanction disciplinaire. Vous bénéficierez également d’une protection contre toute mesure préjudiciable en représailles pour avoir fait une divulgation aux autorités compétentes.
Nous encourageons fortement toute personne à demander conseil de manière appropriée avant de signaler un problème à une personne externe.
7. Que se passe-t-il après votre Speak Up
Nous nous engageons à ce que toutes les révélations soient traitées de manière appropriée, cohérente, équitable et professionnelle. Nous organiserons une réunion dans les meilleurs délais pour discuter du problème soulevé. Vous pouvez vous faire accompagner d’un collègue. Ce dernier devra respecter la confidentialité du signalement et de toute enquête ultérieure. Nous pourrions vous demander des informations complémentaires sur le problème soulevé, lors de cette réunion ou ultérieurement.
Après la réunion, nous déciderons de la suite à donner. Il s’agira généralement de mener d’abord une enquête interne, mais il pourra être nécessaire de mener ultérieurement une enquête, formelle ou informelle, selon la nature du problème soulevé. Des enquêteurs externes pourront être sollicités si nécessaire. Nous nous efforcerons de mener l’enquête dans un délai raisonnable.
Nous vous tiendrons informés de l’avancement de l’enquête menée et de sa fin, et vous donnerons une indication du calendrier des actions ou des prochaines étapes que nous entreprendrons, mais nous ne pouvons pas vous informer de questions qui porteraient atteinte à un quelconque devoir de confidentialité dû à autrui.
8. Confidentialité, anonymat et non-représailles
Confidentialité
Toutes les préoccupations soulevées seront traitées en toute confidentialité et tout sera mis en œuvre pour ne pas révéler votre identité si vous le souhaitez. Si l’enquête donne lieu à des procédures disciplinaires ou autres, il pourrait être impossible de prendre des mesures suite à une divulgation sans votre aide ; vous pourriez donc être invité à témoigner. Si vous acceptez, vous bénéficierez de conseils et d’un soutien.
Anonymat
Bien qu’une préoccupation puisse être soulevée de manière anonyme, nous vous encourageons à indiquer votre nom lorsque vous la signalez, dans la mesure du possible. À défaut, il nous sera beaucoup plus difficile de protéger votre position ou de vous informer des résultats de l’enquête. Les préoccupations exprimées de manière totalement anonyme sont également beaucoup moins percutantes et difficiles à enquêter.
Non-représailles
Le Centre des directeurs financiers applique une politique de non-représailles lorsqu’une préoccupation réelle a été signalée de bonne foi. Aucune mesure ne sera prise à votre encontre si vous signalez une préoccupation, même s’il est établi qu’il n’y a eu aucun acte répréhensible ou conduite illégale. Dans de nombreux pays où nous opérons, la législation locale peut vous protéger si vous signalez certaines préoccupations graves via une procédure comme “Speak Up”.
9. Responsabilités du responsable fonctionnel
Si vous êtes responsable fonctionnel ou si vous avez des collaborateurs sous votre responsabilité directe, il est de votre responsabilité de prendre connaissance de la présente Politique et de faciliter le signalement de toute préoccupation soulevée par les membres de votre équipe. Il n’est pas demandé ni conseillé de déposer des plaintes au nom de vos subordonnés directs. Vous devez plutôt les encourager et les aider à signaler leurs problèmes en utilisant les canaux de signalement appropriés définis dans la présente Politique. Vous devez informer vos subordonnés directs de la présente Politique.
10. Informations complémentaires et contacts
Si vous avez des questions sur l’application de cette politique, veuillez contacter en premier lieu le responsable juridique et de la conformité du groupe ([email protected]) ou le directeur financier du groupe ([email protected]).
Les régulateurs concernés peuvent inclure:
ICAEW The Business Centre Chartered Accountants’ Hall One Moorgate Place London EC2R 6EA
Ligne d’assistance: +44 (0)1908 248 250 E-mail: [email protected]