James Oliver Conservatories & Windows arbeitet seit fast 40 Jahren mit minimaler Kostenplanung, Berichten oder Sichtbarkeit der Finanzen. Aufgrund der immer herausfordernden Wirtschaft war klar, dass sich dies ändern musste.
Als kleines Unternehmen haben es James Oliver Conservatories und Windows wie so viele andere gemacht – sie haben sich darauf fokussiert, ihren Kunden eine ausgezeichnete Dienstleistung zu bieten.
Sie wurden dadurch zwar erfolgreich, aber im Laufe der Jahre hat sich ihr Rechnungswesen vom restlichen Unternehmen abgeschottet. Dies führte zu mangelnden Management-Informationen bei der Entscheidungsfindung sowie unzureichend Sichtbarkeit, um den Cashflow und die Kostenplanung zu verstehen.
Dem Führungsteam war klar, dass sie auf diese Art langfristig nicht alle Wachstumsgelegenheiten ausschöpfen oder überhaupt eine finanzielle Sicherheit gewährleisten konnten, da sie einfach nicht auf die nötigen Management-Informationen zugreifen konnten.
Als Adrian Dorr von The CFO Centre anfing mit ihnen zu arbeiten, entdeckte er einige sofortige Aktionen, um dem Unternehmen mithilfe der richtigen Systeme und Berichtstruktur Klarheit zu verschaffen.
Von diesem Ausgangspunkt waren innerhalb der gesamten Ausgaben weitere Analysen möglich, um Sparmöglichkeiten und Rentabilitäten zu finden, und es gab einige schnelle Gewinne, wie Einsparungen bei Kartenzahlungsgebühren, Versicherung und Energiekosten.
Dank der neuen Prognose, Kostenplanung und Management-Berichte entwickelte das Unternehmen einen dringend benötigten modernen Ansatz bei den finanziellen Prozessen. Dadurch konnten sie die erforderliche Sichtbarkeit beim Umsatz und Gewinn erreichen, um einen positiven Cashflow zu gewährleisten und die richtigen Entscheidungen zur Leistungsmaximierung zu treffen.
Aufgrund der fehlenden Management-Information hatte das Unternehmen bis zu ihrem Jahresabschluss keinerlei Einsicht in den monatlichen Umsatz, Basiskosten oder Gewinne.
Daher etablierte Adrian als ersten Schritt eine offizielle monatliche Abrechnung und einen Berichtprozess und stellte dafür einen Management-Buchhalter ein.
Jetzt, wo der Prozess reibungslos läuft, weiß das Führungsteam innerhalb weniger Tage am Monatsende über Umsatz und die Gewinnzahlen Bescheid.
Dank der zugänglichen Management-Information war es nun möglich, die Ausgaben zu analysieren. Eine der ersten Änderungen war der Energievertrag des Unternehmens und der Prozess der Kartenzahlungen. Alleine diese beiden Umstellungen konnten monatlich erhebliche Kosten sparen.
Andere Prozesse der Finanzabteilung, wie die Gehaltsabwicklung, waren ebenfalls veraltet und nahmen daher unnötig viel Zeit in Anspruch.
Verbesserungen in diesen Bereichen haben seitdem erheblich viel Zeit und Geld gespart und dem Führungsteam mehr Freiraum für Kundenlieferungen ermöglicht.
Der Geschäftsführer, Tom Oliver, sagt, dass die Führung des Unternehmens jetzt mehr Spaß macht und lohnender ist, da man sich nun auf Fakten und Zahlen stützen kann, anstatt auf Unbekanntes und Vermutungen.
Das ganze Unternehmen läuft nun deutlich effizienter, dank verbundener interner Abteilungen und klarer Prozesse, die dem Team klare Orientierung geben.
Das hatte natürlich einen positiven Effekt auf die Moral: Es motivierte alle Teammitglieder, die Erfolge des Unternehmens zu kennen und mitzuerleben.
Nach dem Einbringen der neuen Prozesse konzentriert sich Adrian nun auf detailliertere Management-Informationen. Unter anderem will er dem Unternehmen helfen, die Gewinne aller individueller Jobs zu verstehen. Außerdem betreut und bildet er das Team weiterhin fort.
Adrian konnte dem Unternehmen einen konkreten Wert bieten, der sich dank der flexiblen Natur des Fractional CFO Models weiterentwickelt.
Wir haben die Effekte von Adrians Arbeit im gesamten Unternehmen bemerkt: die Prognosen, Mitarbeitendenmotivation und vieles mehr. Dank ihm konnten wir sogar unsere Verkaufzahlen bedeutend steigern!“
Tom Oliver – CEO, James Oliver Conservatories
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