Van levenswerk naar legacy: het exitproces van je kmo

Published: februari 18, 2025 by olgavanijzendoorn

De verkoop van je kmo is een cruciaal moment in je ondernemerscarrière. Geen impulsieve beslissing, maar het resultaat van een doordacht proces. Hoe pak je een exit aan en waarmee moet je rekening houden? Parttime CFO Wim Van der Smissen deelt zijn inzichten.

Meer dan cijfers: het menselijke verhaal

“Een bedrijf verkopen is geen kwestie van louter cijfers en analyses”, stelt Wim. “Voor veel ondernemers is hun zaak een levenswerk dat ze uit handen geven. Daarom zoeken ze niet per se naar de hoogste bieder, maar eerder iemand die er goed voor zal zorgen.”

Dat blijkt uit een voorbeeld waarbij Wim een echtpaar begeleidde bij de verkoop van hun boekhoudkantoor. Er waren geen kinderen, noch geschikte opvolgers binnen het bedrijf. “De eigenaar had vier duidelijke prioriteiten. Bovenaan stond het welzijn van zijn mensen. Daarna kwam de continuïteit voor zijn klanten. Ten derde wilde hij zelf nog vijf tot tien jaar een actieve rol spelen. Pas als vierde kwam het financiële plaatje.”

Na een gezamenlijke marktprospectie werden 3 mogelijke overnemers geselecteerd. Met elk van hen werden meerdere gesprekken gevoerd. De keuze viel op het bedrijf met de beste fit qua waarden en cultuur. “Ik herinner mij nog een van die meetings. De koper was met zestien mensen vertegenwoordigd, wij met ons tweeën. Die man was zo gelukkig dat hij er niet alleen voor stond. De begeleiding van een parttime CFO bij zo’n gewichtig proces geeft gemoedsrust.”

De basis van een goede exit: de juiste vragen

Voor je over cijfers of kopers begint, moet je jezelf een aantal kernvragen stellen. Zijn er opvolgers binnen de familie of onder de medewerkers? Zijn die voldoende ervaren en gekwalificeerd? Als dat niet het geval is, ga je op zoek naar een externe partij. “Als CFO kunnen we al vroeg ondersteuning bieden door onze bevindingen te delen over mogelijke opvolgers – zowel binnen de familie als in het management en daarbuiten. Eens je de knoop hebt doorgehakt over een verkoop, komen er een aantal elementen aan bod. Wat wil je zelf doen na de exit: nog actief blijven in het bedrijf of direct stoppen? Wat gebeurt er met de medewerkers? Wat zijn je financiële verwachtingen? Moet de overnemer rekening houden met langlopende klant- en leveranciersrelaties?”

Een CFO treedt op als klankbord en richtingaanwijzer. Iemand die je laat nadenken over wat er voor jou het meeste toe doet. Essentieel, want anders kan een exit op een sisser uitdraaien.

Goed voorbereid is half gewonnen

Een grondige voorbereiding is cruciaal. “Je moet een transparant beeld kunnen geven aan potentiële kopers. Dat betekent dat alle informatie beschikbaar en gestructureerd moet zijn: van je financiële resultaten tot je toekomstplannen.”

Een CFO kan je hierbij ondersteunen door de cijfers te analyseren en correct te documenteren. Voor een overnemer tellen trouwens niet alleen de historische prestaties, maar ook de toekomstperspectieven. “Je kunt kopers grofweg in twee groepen opdelen: bedrijven die al actief zijn in jouw markt, bijvoorbeeld een concurrent die wil uitbreiden. Daarnaast heb je financiële investeerders, vaak private equity. In dat geval blijft je bedrijf meestal zelfstandig bestaan, maar komen de aandelen in andere handen.”

Het momentum benutten

Externe marktfactoren kunnen ook een rol spelen. Je bedrijf verkopen na een paar sterke jaren is makkelijker dan in mindere tijden. “Markten houden niet van onzekerheid, en dat zie je terug in de waarderingen. Soms spelen ook sectorspecifieke bewegingen mee, zoals de consolidatiegolf in de accountancysector.”

De meeste kmo’s worden verkocht als de bedrijfsleider de pensioenleeftijd nadert. Maar er zijn bedrijven die sneller worden verkocht, zoals start-ups en scale-ups. “Dat hoort bij de aard van hun businessmodel. Ze zetten iets op met de intentie om het na 10 à 15 jaar lucratief te verkopen. Vooral in software, farmacie en biotech is dit gangbaar.”

Van deal naar duurzame toekomst

Bij het afsluiten van de aankoopovereenkomst blijft de CFO aan je zijde. “We zorgen onder andere voor een correcte waardering en faire overeenkomst, dekken de rechten van de verkoper goed af. Het werk stopt ook niet bij de verkoop. De integratiefase is even belangrijk. Of je bedrijf nu zelfstandig blijft of opgaat in een groter geheel, je wil dat de kernwaarden en sterke punten behouden blijven.”

Een bedrijf verkopen doe je meestal maar één keer in je leven. Professionele begeleiding zorgt ervoor dat je tijdens de onderhandelingen je oorspronkelijke doelstellingen niet uit het oog verliest. Want uiteindelijk gaat het om meer dan alleen een succesvolle verkoop – het gaat om de toekomst van je levenswerk.

Overweeg je een exit? Een parttime CFO kan je helpen bij het vormgeven van een strategie die recht doet aan jouw prioriteiten.

Van ruwe data naar waardevol inzicht met automatisering en rapportering

Published: januari 16, 2025 by chantal

Kmo’s verzamelen massa’s data, maar die gegevens blijven vaak onbenut. Verstopt in Excel-bestanden of verspreid over systemen die niet met elkaar praten. Ook zelfgemaakte rapporten met lukrake operationele of financiële gegevens schieten tekort. Hoe zet je als kmo de stap naar professionele rapportage die bijdraagt aan betere besluitvorming? Parttime CFO Sven Van Hout weet raad.

Data versus informatie

“Ik wil eerst benadrukken dat er een onderscheid is tussen data of gegevens en informatie”, aldus Sven. “Het eerste heeft weinig waarde zonder context. Informatie daarentegen, is gekwalificeerd en gestructureerd. Je hebt natuurlijk wel data nodig om tot informatie te komen.”

Helder. Maar hoe belangrijk zijn data en informatie voor een bedrijf? “Om je onderneming succesvol te leiden, moet je op elk moment weten hoe je ervoor staat. Willekeurig wat cijfers vergaren loont niet. Je moet ze omzetten in concrete informatie waar de bedrijfsleider of het management wat aan heeft.”

Maatwerk als standaard

Bij nieuwe klanten gaat Sven altijd eerst na wat er beschikbaar is en in welk formaat. Om dan te bepalen welke gegevens ontbreken en waar die opgehaald kunnen worden. “Dat is niet per se heel complex, zeker als we het hebben over kmo’s met een vrij bescheiden omvang. Zelfs met Excel kun je rapporten maken die je meer vertellen dan de cijfers die je boekhouder deelt. Al was het maar omdat ze op een inzichtelijkere manier zijn opgesteld.”

Sven maakt doorgaans rapporten ‘à la tête du client’, al zijn sommige relevant voor elke kmo. Denk aan resultatenrekeningen in managementformaat. “Met geavanceerde business intelligence-tools krijg je veel meer gedaan, maar dat is niet altijd een must. De kracht zit in verbanden leggen, onder andere tussen operationele KPI’s en financiële resultaten. Concreet voorbeeld: bedrijven meten en bewaren gegevens over uitval in productie, ziekteverzuim, wachttijden, noem maar op. Maar de financiële impact van zulke voorvallen? Die kennen ze dikwijls niet. Door de juiste verbanden te leggen, wordt duidelijk welke aanpassingen je rendement positief beïnvloeden en waar je prioriteiten liggen. Voor de ene onderneming kan dat een wekelijks overzicht van cashflow zijn, voor de andere een maandelijkse analyse van productie-efficiëntie.”

Van spreadsheets naar automatisering

Hoewel Excel een uitstekend startpunt is, komt er een moment waarop verdere automatisering misschien noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als handmatig gegevens verzamelen en verwerken te veel tijd kost, de kans op menselijke fouten groot is, er behoefte is aan realtime-inzichten, verschillende databronnen gecombineerd moeten worden …

“Als CFO ben ik prima vertrouwd met rapporten maken, maar ik ben geen BI-specialist. Heeft mijn klant nood aan een gespecialiseerde tool? Dan ondersteun ik hem bij de keuze van zo’n oplossing of verwijs ik hem door naar partijen met wie het CFO Centre al heeft samengewerkt op dat vlak. Dat is een van de voordelen van onze organisatie: een ruim netwerk om uit te putten.”

Vooruitkijken en delen

We zeiden al dat informatie belangrijk is om te weten hoe je ervoor staat. Kunnen rapporten ook een blik op de toekomst bieden? “Absoluut. Het voorspellende element is cruciaal. Door vooruit te plannen, kun je anticiperen op uitdagingen en kansen. Dat vraagt om rapportages die verder gaan dan de standaard financiële overzichten. Ze bevatten ook forecasting- en scenarioanalyses om maar iets te noemen.”

Eens je waardevolle rapporten hebt, is het essentieel om die informatie te delen met iedereen die daar baat bij heeft. En dat beperkt zich niet tot het management. “Door rapporten – of de relevante informatie en inzichten ervan – te delen met medewerkers, zorg je voor een grotere betrokkenheid. Van marketing en sales tot operationele profielen, iedereen heeft graag een beeld van doelstellingen, prestaties en resultaten.”

Troeven in een notendop

Slotsom: slimme rapportage en automatisering leveren talloze voordelen op, zoals:

Versnipperde gegevens integreren;
Data tastbaar en verstaanbaar maken;
Onderbouwde, strategische beslissingen nemen;
Proactief aansturen in plaats van achter de feiten aanhollen;
Doelstellingen monitoren en bijsturen;
Medewerkers betrokken en gemotiveerd houden.

De stap naar professionele rapportage hoeft niet complex te zijn. Begin klein, focus op wat ertoe doet, en bouw van daaruit verder. Uiteindelijk draait het niet om de rapporten zelf, maar om de betere beslissingen die ze mogelijk maken. In een wereld waarin data alsmaar belangrijker wordt, kan geen enkele kmo het zich veroorloven om op buikgevoel of automatische piloot te blijven varen…

Geen idee waar te beginnen? Onze CFO’s wijzen je graag de weg naar een datagedreven bedrijfscultuur.

Van dagelijkse beslommeringen naar strategisch leiderschap

Published: december 17, 2024 by chantal

Zo wordt je bedrijf veerkrachtig en futureproof

Veel kmo-bedrijfsleiders worden opgeslorpt door operationeel werk en zitten verstrikt in een web van dagelijkse chaos. Ze leiden hun bedrijf reflexmatig en hebben geen zicht op het grotere geheel. Strategische visie en langetermijnplanning? Ergens in de achtergrond. Nefast voor groei en innovatie, een domper op het werkplezier, en bovenal: je ambities worden gefnuikt. Hoe krijg je weer vat op je onderneming en realiseer je de doelen die je ooit voor ogen had? Parttime CFO Wim Braeckman weet raad.

Bezinnen en vertrouwen

Je loswrikken van de dagelijkse trammelant, hoe doe je dat? “Je moet in eerste instantie afstand nemen en tijd vrijmaken om een helikopterzicht te krijgen. Stel je die ene cruciale vraag: wat wil je bereiken met je bedrijf? Je bent tenslotte niet gaan ondernemen om brandjes te blussen, maar met een specifiek doel voor ogen. Een vermogen opbouwen bijvoorbeeld. Bepaalde dromen verwezenlijken. Iets waarin je gelooft in de markt te zetten. Wat ook je drijfveer is, je onderneming is geen doel op zich maar een instrument om dat doel te behalen.”

Een stap terugzetten om te bezinnen, betekent dat je het reilen en zeilen moet loslaten. Dat vraagt vertrouwen in je medewerkers. “Absoluut. Je moet ervan uitgaan dat iedereen zijn taak naar behoren kan en zal doen. Anders ga je micromanagen en ben je bezig met de punten en de komma’s in plaats van de grote zaken. Goed omringd zijn is een belangrijke voorwaarde om in vertrouwen taken te delegeren.”

Becijferen en plannen

Een van die grote zaken: de cijfers. Voor je beslissingen neemt, moet je uitpluizen hoe je bedrijf er vandaag voorstaat. Dat begint met een analyse van je financiële resultaten. Een CFO komt daarbij goed van pas. “Onze rol is in eerste instantie cijfermatig. De cijfers moeten structureel correct zijn. Als dat het geval is, kun je ze gaan analyseren en er conclusies uit trekken en acties aan koppelen. Maar dat doe je niet op goed geluk – alles moet grondig onderbouwd zijn.”

Cijfers zijn betekenisvol. Niet alleen om je huidige situatie in te schatten, maar vooral als ‘gids’ om objectieven te definiëren. Ook daarvoor reken je op een CFO. “We ondersteunen bedrijfsleiders om een goede strategische planning op punt te zetten die mikt op de middellange en lange termijn. Let wel, in onze snel veranderende wereld moet je buffers inbouwen. De voorbije jaren zijn we van de ene crisis in de andere beland. Corona, hoge energieprijzen, macro-economische en politieke toestanden op het wereldtoneel, oorlogen, noem maar op. Op zo’n strategische planning moet je verschillende scenario’s loslaten, inclusief een worstcasescenario. Je moet risico’s incalculeren en een plan B hebben, je beschermen tegen concurrentie, kijken wat er buiten je bedrijfsmuren en over de grenzen heen gebeurt. Bedrijven die flexibel en veerkrachtig zijn, kunnen zich makkelijker op korte termijn aanpassen, zónder het langetermijnperspectief uit het oog te verliezen. Opportunisme en impulsiviteit doen je onderneming meer kwaad dan goed.”

Hulp inschakelen

Hoe komt het dat zoveel ondernemers worstelen met de pietluttigheden en er niet in slagen om daar bovenuit te stijgen? “Niet elke kmo heeft een degelijke structuur. Bedrijfsleiders staan ook redelijk geïsoleerd en missen dikwijls een klankbord. Ik heb nog meegemaakt dat een bedrijfsleider bezig was met een schuifdeur die niet openging terwijl er zes mensen zaten te wachten in zijn directiezaal. Hij kon die beslommeringen niet van zich afzetten. Zo’n situatie is echt gevaarlijk. Als je constant brandjes aan ’t blussen bent, kun je in een burn-out belanden.

Trouwe en capabele medewerkers zijn essentieel. Maar je moet er ook voor zorgen dat ze zelf oplossingen zoeken en niet bij elke futiliteit je hulp inroepen. Daar vaart hun werkplezier ook wel bij: als mensen het gevoel hebben dat ze mee mogen nadenken en dat hun inbreng waardevol is, voelen ze zich betrokken bij het bedrijf. Tegelijk hou je als leider meer tijd over voor je strategische kerntaken en dingen die je graag en goed doet.

Visie definiëren

Je goed omringen en delegeren, je cijfers onder de loep nemen, je focussen op strategie en de lange termijn … lukt dat zonder hulp van buitenaf? “Dat kan zeker, als je een goede sparringpartner hebt binnen je bedrijfsmuren. Maar je kunt ook een externe partner inschakelen. Een coach, consultant, adviseur, Raad van Advies … of een portfolio-CFO natuurlijk. Wij doen tenslotte veel meer dan de cijfers analyseren. Dankzij onze ervaring in het kmo-landschap en onze brede knowhow, zijn wij vaak klankbord én wegwijzer. We kennen de ins en outs van strategische planning, hebben een ruim netwerk van relevante partners, uitstekende bankrelaties. Bij een aantal van mijn klanten heb ik zelfs mee de volledige rebranding ondersteund, weliswaar in samenwerking met externe experten en agentschappen.”

Dat een kmo-leider geen brandjesblusser mag zijn, zoveel is zeker. Dekt de term ‘architect’ de lading, degene die het bedrijf vormgeeft en voor stevige fundamenten zorgt? “Ik zou er nog iets aan toevoegen: visionair. Je kunt een prima architect zijn, maar daarmee onderscheid je je nog niet van de concurrentie. Ik adviseer ondernemers om een eigen visie te ontwikkelen in plaats van andermans strategieën te kopiëren. Alleen zo maak je het onderscheid en blijf je zelfs in moeilijke omstandigheden relevant. Een unieke visie, inzicht in de cijfers en een veerkrachtig toekomstplan, dat zijn volgens mij de sleutels tot succes op de lange termijn.”

Zit je ook vast in de operationele val? Liever je bedrijf leiden dan eronder lijden? Boek je gratis adviesgesprek om te zien wat wij voor jou kunnen betekenen.

Parttime CFO als wegwijzer naar winstverbetering

Published: augustus 13, 2024 by chantal

Jaar na jaar op hetzelfde niveau dobberen, het overkomt veel kmo’s. Ze maken een beetje winst, maar er komt geen schot in de zaak. Dat betekent niet dat er geen groeimogelijkheden zijn, maar veeleer dat een onderneming de weg naar het groeipad niet kan vinden.

Zit jij in hetzelfde schuitje? Schakel een parttime CFO in. Die ontdekt wat je bedrijf tegenhoudt om meer winst te maken en zet je op weg naar een financieel gezondere toekomst. Parttime CFO Sven Van Hout deelt tips aan de hand van een praktijkvoorbeeld.

Cijfers uitpluizen

“Een van mijn eerste klanten bij het CFO Centre was een kleine onderneming die in een patstelling zat. Het bedrijf trappelde ter plaatse. De omzet en winst bleven hangen op het niveau van jaren eerder.”

De eerste stap naar verbetering is inzicht. Voor je concrete acties onderneemt, moet je weten hoe je ervoor staat. Als ondernemer heb je daar vaak geen zicht op omdat je de cijfers onvoldoende kunt interpreteren, laat staan dat je ze kunt aanwenden om vooruitgang te realiseren. “Ik ben in de cijfers gedoken om de financiële situatie in kaart te brengen. En ik heb vanzelfsprekend veel gepraat met de zaakvoerder. In wat grotere bedrijven moet je met alle sleutelfiguren het gesprek aangaan; hier volstond het om met de zaakvoerder te overleggen.”

Uit de cijfers en gesprekken destilleert de CFO inzichten en knelpunten. Daarna komen de variabelen aan bod. “De meest voor de hand liggende variabelen zijn omzet en kosten.”

Omzet en kosten onderzoeken

Variabele één: omzet. Welke factoren hebben daar een invloed op? “In dit specifieke geval was de prijszetting een spelbreker. De prijzen waren niet marktconform en de marges te laag. Daar kun je tot op een bepaald niveau aan sleutelen, zonder je concurrentiekracht te verliezen.”

Hogere prijzen zorgen voor meer omzet. Zijn er nog mogelijkheden om die op te krikken? “Jazeker, denk aan nieuwe producten of diensten toevoegen, of je activiteiten uitbreiden. De omzet van dit bedrijf was grotendeels seizoensgebonden. We zijn dan gaan nadenken over een extra activiteit die aansluit bij het businessmodel. Het maakt niet uit in welke sector je actief bent, er is altijd wel iets te vinden dat als aanvulling kan dienen.”

Variabele twee: kosten. Ook die nam Sven onder de loep. Vooral de personeelskosten wogen zwaar op het bedrijf. “Tijdens de piekperiode was dat te verantwoorden, maar de rest van het jaar niet. Vandaar de beslissing om een voltijdse kracht te vervangen door een freelancer op de drukke momenten.”

Freelancers of parttime medewerkers zijn voor veel bedrijven een uitkomst. Je schakelt ze in wanneer ze nodig zijn, op momenten dat het loont of voor specifieke opdrachten waar hun inbreng rendeert. Daarin schuilt ook de kracht van het CFO Centre. Je hoeft geen voltijdse CFO aan te werven als het volstaat om twee dagen per maand een beroep te doen op zijn expertise.

Verder kijken dan de ‘usual suspects’

Welke kostenposten kun je nog op dieet zetten? “Je aankoopbeleid bijvoorbeeld. Soms lukt het om betere prijzen te onderhandelen zodat je ook weer meer marge realiseert. Dat hangt natuurlijk af van je situatie. Als klein bedrijf kan het moeilijk zijn om betere voorwaarden af te dwingen.”

Ook interessant om na te gaan: loop je geen subsidies mis? “Kmo’s kunnen vaak aanspraak maken op subsidies of andere vormen van overheidssteun. Lang niet elk bedrijf is daarvan op de hoogte. Daar wijzen wij ze dan op. En dan zijn er nog dingen als huur, verzekering, verloningsopties … Ook daar kunnen ‘overbodige’ uitgaven in schuilen die zwaar doorwegen op de kosten. Ik zie bij sommige bedrijven dat ze uit gewoonte jarenlang aan sponsoring doen of reclame maken zonder na te gaan wat de return is. Het heeft geen zin om te blijven investeren in dingen die geld kosten maar niets opbrengen.”

Kansen herkennen en verzilveren

Dat een parttime CFO het verschil kan maken, is niet alleen omdat die een ‘cijferbaas’ is. De externe, objectieve blik is minstens zoveel waard, net zoals ervaring bij veel bedrijven. Dat helpt om in de diepte te analyseren, en in de breedte naar mogelijkheden te speuren.

Ook commerciële en strategische vaardigheden komen goed van pas om winstverbetering te verwezenlijken. De CFO ziet niet alleen knelpunten maar vooral kansen én manieren om die te grijpen op voorwaarde dat ze haalbaar zijn. Zo zet je bedrijf eindelijk koers naar een toekomst met meer winst en minder kopzorgen.

Bezorgt cashflow je kopzorgen? Zo los je het op.

Published: augustus 1, 2024 by chantal

Veel kmo’s worstelen met cashflow. In het beste geval red je het net, maar heb je constant het gevoel dat je naar zuurstof moet happen. In het slechtste geval gaat je bedrijf eraan onderdoor. Het gros van de faillissementen zou zelfs te wijten zijn aan gedoe met kasstroom. En dat terwijl de oplossingen voor het rapen liggen. Tenminste … als je weet waar je ze moet zoeken.

Parttime CFO Sven Van Hout vertelt hoe je met kleine ingrepen de controle over je cashflow claimt.

First things first: wat betekent cashflow?

“Simpel gesteld is dat het verschil tussen wat je in een bepaalde periode aan cash ontvangt en uitgeeft. Het bepaalt dus het vermogen van een bedrijf om zijn rekeningen te kunnen betalen. Op zich een eenvoudige rekensom, maar wel eentje die veel inzicht verschaft.”

Hoe komt het dat zoveel bedrijven hun cashflow niet meester zijn?

“Er zijn verschillende oorzaken. Denk aan een slechte prijszetting met te lage marges, onverwachte kosten of onbezonnen investeringen. Ook externe factoren zoals een stijgende inflatie of krimpende economie kunnen roet in het eten gooien. Wat ik ook vaak zie bij mijn klanten, is dat ze niet kort genoeg op de bal spelen om facturen te innen. Dan lopen de openstaande bedragen zodanig op dat de werking van het bedrijf in het gedrang komt.”

Waarom volgen kmo’s hun facturen niet beter op? Daar lijkt veel winst te halen, toch?

“Absoluut. Openstaande facturen geven zuurstof aan je klanten in plaats van aan je eigen bedrijf. Dikwijls schuilt daar een zekere schroom achter. Bedrijven vinden het lastig om achter hun centen aan te gaan, terwijl dat de normaalste zaak van de wereld is. Je levert een product of dienst en je wordt daar binnen een bepaalde termijn voor betaald. Zo simpel is het in theorie. Maar in de praktijk zijn ondernemers bang om hun klanten te ‘bruuskeren’. Het commerciële denken staat daadkrachtig handelen in de weg.”

Wat kan een CFO in zo’n geval betekenen? Kun je een concreet voorbeeld geven?

“Voor een bedrijf in de IT-sector, een ontwikkelaar van ERP-pakketten, werd mij gevraagd om te ondersteunen op twee vlakken: toekomststrategie en cashflow. Ze hadden het mes nog niet op de keel en konden hun verplichtingen nog nakomen. Maar ze wilden wél al bij de bank aankloppen voor extra krediet. Ik heb mijn klant overtuigd om eerst de situatie in kaart te brengen. Letterlijk de klantenlijst doorploegen om te zien welke facturen overtijd waren en hoelang. De meeste waren van klanten die áltijd te lang wachten om hun rekening te vereffenen. Ze wisten op de duur dat er toch geen represailles waren. Sommige bedrijven vonden dat er eerst nog wat punten moesten opgeleverd of aangepast worden. En slechts enkele ondernemingen hadden werkelijk betaalproblemen.”

Welke stappen heb je gezet om het tij te keren?

“Ik heb een eenvoudige procedure geïnstalleerd om facturen nauwgezet op te volgen. Zelfs nog voor de vervaldatum verstrijkt. Dat kan met een mail waarin je de klant wijst op een nakende vervaldatum. Zo wordt die er niet alleen aan herinnerd, maar beseft die ook dat het effectief wordt in de gaten gehouden. Dat soort mails is vanzelfsprekend vriendelijk, als een proactief duwtje in de rug. Een eerste reminder volgt kort nadat de termijn verstreken is. Nog altijd zacht van toon, want iedereen ziet weleens een factuur over het hoofd. Naarmate de betaling langer uitblijft, worden de mails wat dwingender.”

“Wat je precies in die mail zet en welke toon je hanteert, hangt af van hoe je als bedrijf communiceert en met je klanten omgaat. Maar het is wél cruciaal om consciëntieus follow-upberichten te sturen. Wordt daar geen gevolg aan gegeven? Dan is het tijd om te bellen. En als men je dan blijft afwimpelen met excuses, kun je eventueel een advocaat of incassobureau inschakelen. Dat is de laatste stap, want zo’n actie ‘verzuurt’ de relatie wel een beetje.”

Heeft de procedure vruchten afgeworpen?

“Jazeker. Op een paar weken tijd was de grootste achterstand weggewerkt. En de klanten met financiële problemen kregen een afbetalingsplan. Ook dat wordt trouwens geapprecieerd.”

“Bij deze procedures is het belangrijk om commerciële en financiële belangen in evenwicht te houden. Wanneer een externe persoon, zoals een parttime CFO, zich erop toelegt, hoeft de ondernemer niet zelf de boeman te spelen (lacht). Eens dat klanten beseffen dat je als bedrijf op je strepen staat, krijg je vanzelf ‘betaalrespect’ terug. Mijn klant is er zonder krediet snel weer bovenop gekomen en heeft nu een procedure die cashflowproblemen in de kiem smoort.”